Comment utiliser la matrice Eisenhower pour gérer vos tâches

Avez-vous du mal à prioriser vos tâches ou à faire les choses à temps ? Si vous êtes prêt pour une nouvelle technique de gestion des tâches, essayez la matrice Eisenhower. Avec lui, vous pouvez hiérarchiser les tâches en fonction de l’urgence et de l’importance, ce qui vous aide à déterminer les tâches à accomplir en premier.

Qu’est-ce que la matrice d’Eisenhower ?

Comme vous l’avez peut-être deviné, le nom Eisenhower Matrix est dérivé du 34e ^président des États-Unis, Dwight D. Eisenhower.

En tant que chef politique et militaire, il avait de nombreuses tâches importantes à accomplir chaque jour. Cela l’a amené à inventer le principe d’Eisenhower pour gérer sa charge de travail. Cette technique l’a aidé, et maintenant nous, à hiérarchiser les tâches en fonction de l’urgence et de l’importance.

J’ai deux sortes de problèmes : les urgents et les importants. L’urgent n’est pas important, et l’important n’est jamais urgent.

— Dwight D. Eisenhower

Parfois appelée matrice d’urgence-importance ou matrice de priorité, la matrice d’Eisenhower organise les tâches dans une structure de grille facile à gérer.

Il y a deux colonnes et deux lignes dans la grille. Là où chaque colonne et ligne se rencontrent, vous avez un quadrant, ce qui vous donne un total de quatre. Les tâches sont placées dans les quadrants correspondant à leurs niveaux d’urgence et d’importance.

Bien que vous puissiez voir des variations dans la formulation, le concept reste le même.

• Urgent et important (quadrant 1) : tâches à accomplir en premier et en fin de journée.
• Pas urgent et important (quadrant 2) : tâches importantes mais pas urgentes, donc elles peuvent être faites plus tard.
• Pas Important et Urgent (Quadrant 3) : tâches qui sont urgentes mais pas importantes et qui doivent être déléguées à d’autres.
• Pas Important et Pas Urgent (Quadrant 4) : tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes et qui ne doivent pas du tout être faites.

Comment utiliser la matrice d’Eisenhower

En utilisant cette méthode de gestion des tâches, vous cesserez d’essayer de décider quelle tâche s’attaquer en premier, car la matrice s’en charge pour vous. Placez vos tâches dans leurs quadrants et commencez simplement à travailler dessus.

Lorsqu’il est temps de décider dans quel quadrant ajouter vos tâches, ces détails devraient vous aider à trier les éléments de votre liste.

• Quadrant 1 (Do, Do Now, Do Today) : tâches qui doivent être faites en premier, maintenant ou aujourd’hui. Pensez à un élément avec une date limite d’aujourd’hui, une tâche qui aura un effet néfaste si elle n’est pas terminée immédiatement, ou des tâches du Quadrant 2 qui sont devenues urgentes.
• Quadrant 2 (Do Later, Schedule, Plan) : tâches essentielles mais non urgentes et pouvant être programmées. Cela inclut les tâches qui nécessitent une planification, qui ont une dépendance ou qui ne relèvent pas (encore) du quadrant 1. Beaucoup de vos tâches tomberont probablement dans ce quadrant.
• Quadrant 3 (Déléguer, Attribuer) : tâches moins importantes mais plus urgentes que vous devez déléguer à quelqu’un. Ces tâches qui ne nécessitent pas vos compétences particulières et qui peuvent être confiées à une autre personne. Ceci est souvent appelé le quadrant des délégués.
• Quadrant 4 (Ne pas faire, Supprimer) : Tâches que vous ne ferez pas du tout et que vous pouvez supprimer. Cela peut inclure des tâches que vous avez déplacées d’autres quadrants qui ne sont plus importantes ou urgentes ou celles que vous jugez inutiles.

Outils et modèles de matrice Eisenhower

Bien que vous puissiez facilement utiliser votre application de gestion des tâches actuelle et ses outils intégrés, vous voudrez peut-être quelque chose de spécifique pour cette méthode. Vous voudrez peut-être consulter ces outils et modèles de matrice Eisenhower.

Utiliser une matrice Eisenhower en ligne

Un excellent outil Web que vous pouvez utiliser est fourni par Eisenhower.me . Il propose des quadrants pour Do first, Schedule, Delegate et Don’t do avec quelques fonctionnalités supplémentaires utiles. L’outil est gratuit et vous pouvez vous connecter avec Google, Facebook ou un e-mail et un mot de passe.

• Une fois que vous avez créé votre compte gratuit, vous verrez votre matrice Eisenhower prête pour vos tâches. Entrez votre tâche dans la section « Créer une nouvelle tâche » du quadrant.

• La matrice affiche le nombre total de tâches par quadrant en haut de chacune, le nombre de tâches terminées en bas de chacune et les statistiques de toutes les tâches terminées en haut.

• Sélectionnez les trois points à droite d’une tâche pour des actions supplémentaires. Les actions rapides incluent « Marquer comme terminé » et « Supprimer ». Notez que vous pouvez également marquer une tâche comme terminée en utilisant la coche à droite.

• Si vous choisissez « Déléguer », vous verrez une nouvelle fenêtre de message s’ouvrir à l’aide de votre service de messagerie par défaut qui contient les détails de la tâche, prête à être terminée et envoyée.

• Si vous sélectionnez « Mode Focus », vous serez invité à entrer un temps pour vous concentrer sur cette tâche particulière. Lorsque le temps est écoulé, vous pouvez marquer la tâche comme terminée, réinitialiser le chronomètre ou utiliser le « X » en haut à gauche pour quitter et revenir à la matrice.

• Pour en savoir plus, sélectionnez l’icône d’engrenage dans le coin supérieur droit. Vous pouvez ensuite modifier l’arrière-plan, définir une heure de mode de mise au point par défaut, recevoir des notifications et modifier la langue.

Utiliser un gestionnaire de tâches et de projets en ligne

Les outils de gestion de projet en ligne structurés selon une disposition Kanban sont également parfaits pour la matrice Eisenhower. Ils vous donnent le visuel dont vous avez besoin pour vos quadrants et vos tâches. Vous pouvez utiliser des applications comme Trello, Asana, Monday ou MeisterTask. Pour un exemple de configuration de votre matrice avec l’un de ces outils, nous utilisons Trello .

• Créez un tableau pour votre matrice Eisenhower et ajoutez une liste pour chaque quadrant commençant par urgent, important à gauche et se terminant par non urgent, non important à droite. En option, vous pouvez inclure une liste à l’extrême droite pour les tâches terminées.

• Insérez une carte pour chaque tâche dans la liste correspondante (quadrant). Sélectionnez « Ajouter une carte » et entrez le nom de la tâche.

• Vous pouvez organiser les tâches dans le quadrant dans l’ordre de votre choix. Faites glisser une carte vers le haut ou vers le bas pour la placer dans la position souhaitée. Vous pouvez également sélectionner les trois points en haut à droite de la liste et choisir « Trier par » pour trier les cartes par date de création ou par ordre alphabétique.

• Si vous le souhaitez, ouvrez une carte pour ajouter plus de détails à la tâche. Vous pouvez inclure une description, ajouter des étiquettes, saisir des commentaires ou insérer une liste de contrôle.

• Si vous avez besoin de déplacer une tâche d’un quadrant à un autre, faites simplement glisser la carte de sa liste actuelle vers la nouvelle.

• Au fur et à mesure que vous terminez les tâches de vos listes, vous pouvez ouvrir les cartes et sélectionner Archiver pour les déplacer vers les éléments archivés. Si vous incluez une liste Terminé comme mentionné ci-dessus, faites simplement glisser une carte dessus lorsque vous avez terminé la tâche.

Utiliser un modèle pour Microsoft Word ou Google Docs

Un autre bon outil pour la matrice Eisenhower est un modèle avec les quadrants configurés et prêts à l’emploi. Si vous utilisez Microsoft Word ou Google Docs, vous pouvez utiliser ce modèle gratuit de Smartsheet .

• Lorsque vous ouvrez ce modèle dans l’une ou l’autre des applications, vous verrez les quadrants codés par couleur « Do », « Decide », « Delegate » et « Delete », avec une courte invite d’objectif à côté de chacun.

• Entrez simplement les tâches dans les quadrants dans l’ordre dans lequel vous souhaitez qu’elles soient répertoriées. Pour rendre les listes nettes et propres, vous pouvez également insérer des puces ou créer des listes numérotées si vous le souhaitez.

• Lorsque vous terminez une tâche, vous pouvez utiliser le format de texte barré pour la marquer ou simplement la supprimer du quadrant.

Utiliser un modèle pour Excel ou Google Sheets

Si vous préférez un modèle pour Microsoft Excel ou Google Sheets, Vertex42 propose ce modèle gratuit de matrice Eisenhower .

• Commencez par ajouter votre nom ou votre logo en haut à droite, puis entrez le sujet, le titre ou l’objectif dans la case ci-dessous.

• Ajoutez les tâches à chaque quadrant sur les lignes fournies.

• Si vous devez déplacer une tâche d’un quadrant à un autre, sélectionnez la cellule et faites-la glisser vers le quadrant souhaité.

• Une fonctionnalité pratique de ce modèle est qu’il comprend également des cases à cocher pour marquer facilement vos tâches terminées.

Essayez ceci : des modèles Excel gratuits pour gérer votre budget .

Questions fréquemment posées

Dois-je limiter le nombre de tâches dans la matrice ?

Il n’est jamais bon de surcharger votre liste de tâches, alors essayez de ne pas ajouter trop de tâches aux quadrants de la matrice Eisenhower pour éviter d’être submergé.

En règle générale, ne conservez pas plus de six à huit tâches inachevées dans chaque quadrant à la fois. Si vous décidez d’utiliser l’outil en ligne Eisenhower Matrix décrit ici, vous pouvez choisir de recevoir une notification lorsque vous ajoutez plus de huit tâches à un quadrant.

Quelle est la disposition Kanban mentionnée ci-dessus ?

La mise en page visuelle est utilisée dans la méthode Kanban de gestion de projet agile, qui utilise des tableaux, des listes (ou catégories) et des cartes. En utilisant ce système, vous déplacez les cartes d’une liste à l’autre au fur et à mesure que vous progressez dans un projet jusqu’à ce qu’il soit terminé.

Cette technique vous permet, à vous et à votre équipe, de visualiser les étapes d’un projet et de suivre l’évolution des tâches à chaque phase.

Quelle est une bonne façon de se concentrer sur l’accomplissement des tâches ?

Il peut être difficile de se concentrer sur l’accomplissement de tâches lorsque vous avez plusieurs distractions. Envisagez d’utiliser un outil utile disponible pour votre appareil.

Par exemple, vous pouvez consulter une application qui peut vous aider à rester concentré lorsque vous utilisez votre appareil mobile. Vous pouvez également consulter la fonction Focus Assist de Windows ou essayer le mode Focus d’Apple sur Mac .

Crédit image : Pixabay . Toutes les captures d’écran de Sandy Writtenhouse.