Un bureau à distance est-il adapté à votre entreprise ?

• Les bureaux à distance fonctionnent en externalisant l’informatique de votre entreprise vers un serveur hors site et une gestion externe.
• Les bonnes entreprises de bureau à distance coûtent généralement moins cher – et peuvent faire un meilleur travail – qu’une équipe interne.
• Cependant, les postes de travail distants présentent des risques de sécurité et certains services peuvent être coûteux.
• Cet article s’adresse aux entreprises qui souhaitent savoir si un service de bureau à distance leur convient.

Pour les petites entreprises à la recherche de solutions informatiques alternatives, le bureau en tant que service (DaaS) pourrait offrir une réponse. Un service informatique de bureau à distance offre une option rentable pour les petites et moyennes entreprises (PME) qui souhaitent externaliser leurs besoins informatiques ou réaffecter leurs ressources informatiques internes à d’autres projets. Malgré certains risques de sécurité, ce service peut apporter de nombreux avantages à votre entreprise.

Qu’est-ce qu’un bureau à distance ?

« Les PME ont le plus à gagner de ce type de service », a déclaré Dick Csaplar, ancien analyste de recherche senior chez Aberdeen Group, une société de recherche basée à Boston. « Au lieu de devoir acheter, provisionner, gérer, suivre et surveiller les applications de bureau, les entreprises sous-traitent ces fonctions à un fournisseur de cloud de bureau pour le faire à leur place. »

Les petites entreprises peuvent utiliser les services informatiques de bureau à distance pour tirer parti des dernières technologies cloud et profiter des avantages d’un service informatique à service complet, qui peut être plus productif et plus rentable que l’embauche d’une équipe interne.

Les petites entreprises disposent de deux options de service informatique à distance : elles peuvent soit externaliser l’intégralité de leurs opérations informatiques auprès d’un fournisseur informatique à distance, soit cogérer les systèmes entre le fournisseur et un ou deux employés internes.

Le saviez-vous ? : Il existe une différence entre le stockage dans le cloud et le stockage dans un centre de données.

Comment fonctionne un bureau à distance

dinCloud est l’un de ces fournisseurs de services de bureau à distance basés sur le cloud. Ali Din, ancien vice-président senior et directeur marketing de la société, a déclaré qu’un système clé en main est une excellente option pour les entreprises qui souhaitent externaliser l’aspect technique des services de bureau tout en gérant leurs propres fonctions administratives.

«Lorsque vous accédez à un bureau hébergé, vous devez avoir des personnes de type centre de données qui ont tendance à avoir des compétences ou une base de connaissances plus élevées en termes de fonctionnement de toute cette technologie. Il est en fait très difficile de trouver quelqu’un qui connaisse les réseaux, le stockage et les serveurs », a déclaré Din. « L’une des beautés des services de bureau à distance est qu’une fois que vous avez remis le modèle clé en main, il devient beaucoup plus facile à gérer. Maintenant, vous n’avez pas à entrer dans la partie technique de celui-ci. Vous ne gérez que des choses simples, et n’importe quel administrateur peut le faire.

Avantages et inconvénients des postes de travail distants

Avantages

Ils font tout le travail pour vous.

Que vous décidiez de cogérer le système ou d’externaliser l’ensemble du service informatique, les fournisseurs de services de bureau à distance font tout le travail technique pour vous. Cela peut réduire considérablement les coûts de personnel informatique.

Ils s’occupent des mises à jour et de la maintenance.

Lorsqu’un fournisseur de cloud gère votre informatique, vous n’avez pas à vous soucier des mises à niveau, de la maintenance et du dépannage quotidiens. Dans le même temps, vous bénéficiez également de l’agilité de la technologie cloud accessible depuis n’importe quel appareil et n’importe où.

Les inconvénients

Ils présentent des risques pour la sécurité.

La sécurité est la plus grande préoccupation des entreprises, a déclaré Din. Cela se reflète dans le logo de dinCloud, qui présente un nuage surmonté d’un verrou afin de répondre aux inquiétudes des décideurs concernant la sécurité de leurs données.

Lorsque vous recherchez des fournisseurs de services informatiques de bureau à distance, évaluez les systèmes de sécurité proposés par l’entreprise et déterminez s’ils traitent ou non toutes les facettes du stockage et des opérations.

« Nous fournissons plusieurs couches de sécurité », a déclaré Din. Ces couches de sécurité incluent la sécurité physique sur l’équipement lui-même, ainsi qu’un centre de données privé pour chaque client individuel. Ces mesures de sécurité visent à protéger la migration ainsi que l’accès et le stockage.

À retenir : la cybersécurité est l’un des plus grands risques auxquels sont confrontées les petites entreprises, qu’elles utilisent ou non des postes de travail distants.

Ils nécessitent généralement des contrats à long terme.

Notez que les fournisseurs n’offrent généralement que des contrats à long terme. Si vous décidez plus tard que le service du fournisseur n’offre pas le type de sécurité cloud dont votre entreprise a besoin, ou que le service n’est tout simplement pas adapté à votre organisation, vous aurez du mal à changer. Passer à un autre fournisseur ou revenir à votre ancien système informatique autogéré est une tâche difficile et coûteuse.

Configurer un bureau à distance

1. Déterminez vos besoins.

Les services de bureau à distance sont généralement basés sur un abonnement. Les frais mensuels peuvent être tout compris avec toutes les fonctionnalités d’un service informatique, ou ils peuvent couvrir certains services ciblés sur vos besoins.

Brett Waldman, ancien directeur de recherche pour les logiciels de virtualisation client et serveur au sein de la société de recherche informatique IDC, a déclaré que le facteur le plus important est de savoir si un service informatique de bureau à distance convient à votre organisation. « Cela n’a pas de sens pour les entreprises qui ont des employés qui voyagent beaucoup », a-t-il déclaré. « Mais si cela convient à plus de 40% ou 50% de vos utilisateurs, cela vaut certainement la peine d’être examiné. »

2. Recherchez le coût.

Avant de choisir un fournisseur de services de bureau à distance, tenez compte des coûts. Celles-ci dépendent du fournisseur et de la technologie actuellement disponible sur le marché. Par exemple, votre système peut nécessiter une actualisation de la technologie pour le maintenir à jour, ce qui peut entraîner des coûts supplémentaires pour le nouveau matériel et les logiciels.

Cela augmentera le coût global du capital, mais réduira les coûts d’exploitation une fois la nouvelle technologie en place, a déclaré Mike Sapien, analyste principal de la société de conseil et de recherche Ovum.

Les prix des services de bureau à distance dépendent de vos besoins. Par exemple, le prix catalogue d’un bureau hébergé peut être de 40 $ par mois et par utilisateur, ce qui fournit aux utilisateurs l’infrastructure back-end (serveurs, réseau, stockage et puissance de calcul) ainsi que le bureau Windows frontal entièrement fonctionnel prêt à l’emploi. avec le logiciel nécessaire. Les organisations plus avancées peuvent avoir besoin d’applications supplémentaires et d’un hébergement de serveur pour quelques centaines de dollars par mois.

Sapien conseille aux petites entreprises de réfléchir à la fiabilité du fournisseur et à leurs options si les choses ne fonctionnent pas.

3. Évaluez le risque.

Le processus « devrait également inclure une évaluation des risques de temps d’arrêt ou de panne informatique et de perturbation de ses activités », a déclaré Sapien. Assurez-vous que votre fournisseur a les ressources et la capacité de gérer une entreprise de votre taille et de votre complexité. Soyez clair sur les conditions d’annulation si vous n’êtes pas satisfait du service ou si vous rencontrez des pannes répétées et des lacunes de service. Enfin, n’ayez pas peur de demander des références.

Fournisseurs de services de bureau à distance

Nous avons passé en revue plusieurs des meilleurs fournisseurs de logiciels d’accès PC à distance. Voici quelques-uns de nos choix favoris.

• RemotePC est notre option préférée pour les petites équipes. Son logiciel riche en fonctionnalités est facile à utiliser et est livré avec un support client solide.
• Splashtop possède une multitude de fonctionnalités conçues pour soutenir les professionnels de la création. Ce fournisseur offre également un accès à la caméra sur les appareils mobiles grâce à la fonctionnalité de réalité augmentée (AR). Cela permet une assistance hors site rapide, une formation efficace et une meilleure collaboration.
• Pour une assistance et un accès à distance intégrés, nous avons aimé Zoho Assist Il propose même un plan limité gratuit.

Une option judicieuse pour certaines entreprises

Un fournisseur de bureau à distance compétent peut supprimer une grande partie des coûts et du stress associés à un service informatique interne. Trouvez un fournisseur que vous aimez avant de signer sur la ligne pointillée, car de nombreuses entreprises proposent des contrats à long terme. Recherchez une solution qui peut répondre à vos besoins actuels et s’adapter à votre croissance.

Reportage supplémentaire d’Alex Halperin.