Comment ajouter des balises à Asana

Asana est l’un des outils de collaboration les plus populaires au monde. Avec des millions de clients, c’est excellent pour tous les passionnés de productivité. De plus, il dispose de suffisamment de flexibilité et d’outils pour bien fonctionner avec de petits projets et tâches, et de grands projets d’entreprise.

L’équipe Asana développe et publie de nouvelles fonctionnalités chaque année pour fournir aux utilisateurs des fonctionnalités de gestion de projet utiles telles que la chronologie et la vue de liste, pour n’en nommer que quelques-unes.

Dans cet article, nous aborderons tout ce que vous devez savoir sur l’utilisation des balises sur Asana. Nous expliquerons également comment ajouter des commentaires, gérer les tâches récurrentes et afficher toutes les balises pour vous assurer que vos projets sont traités à temps.

Comment ajouter des balises à Asana

Les balises sont un outil utile qui vous donne un niveau de contrôle supplémentaire sur n’importe quel projet ou tâche. Vous pouvez les utiliser pour suivre l’avancement de votre projet ou les classer en conséquence. En outre, vous pouvez voir toutes les balises de chaque projet et, lorsque vous cliquez sur une balise, vous pouvez voir toutes les tâches qui lui sont associées.

Voici comment vous pouvez ajouter une balise à n’importe quelle tâche Asana :

• Ouvrez les asanas.

• Accédez au projet sur lequel vous travaillez.

• Cliquez sur l’icône des trois points dans le coin supérieur droit.

• Cliquez sur Ajouter des balises.

Si vous êtes pressé et recherchez des tâches spécifiques, essayez d’appuyer sur Tab + T et vous verrez instantanément toutes les balises associées à votre projet et trouverez toutes les informations dont vous avez besoin. Une autre fonctionnalité intéressante est que vous pouvez ajouter des couleurs à vos balises et les reconnaître encore plus rapidement. Vous pouvez utiliser le vert pour quelque chose d’approuvé ou le rouge s’il y a un retard ou un problème imprévu.

Comment afficher toutes les balises sur Asana

Il n’est actuellement pas possible d’accéder à toutes vos balises sur Asana. Cependant, vous pouvez voir les balises les plus utilisées dans la barre latérale et trouver celles dont vous avez besoin ou que vous avez récemment utilisées. Si votre organisation possède plus d’une centaine de balises, il peut être préférable d’utiliser l’API ou l’explorateur d’API pour les trouver. Cela prendra un peu de votre temps car ce n’est pas un processus facile, mais vous finirez par voir toutes vos balises.

Voici certaines choses que vous pouvez faire :

• Lorsque vous cliquez sur une balise, vous verrez toutes les tâches marquées avec cette balise.
• Vous pouvez changer la couleur de la balise et la renommer si nécessaire.
• Au fur et à mesure que vous commencez à taper le nom de la balise, vous en verrez plusieurs comme guide.

Comment ajouter une tâche récurrente sur Asana

Chaque équipe devrait avoir des tâches récurrentes car c’est le meilleur moyen de rappeler à chacun ce qui doit être fait. Sur Asana, les tâches récurrentes sont dupliquées dans une nouvelle tâche avec une date d’échéance différente chaque fois que vous terminez la précédente. Gardez à l’esprit que si vous décidez de répéter une tâche importante, ne le faites pas avec de petites sous-tâches car elles commenceront à se dupliquer et il y en aura trop sur votre calendrier.

Voici comment transformer n’importe quelle tâche en une tâche récurrente :

• Ouvrez une tâche sur Asana.

• Cliquez sur la section Date d’échéance.

• Sous le calendrier, vous verrez « Définir la répétition ».

• Cliquez dessus et cliquez sur « Terminer ».

Vous pouvez également personnaliser la fréquence à laquelle vous souhaitez que votre tâche récurrente apparaisse, qu’elle se reproduise chaque semaine, chaque mois ou à un intervalle spécifique. Toutes ces options sont situées dans la section Date d’échéance afin que vous puissiez spécifier l’heure et la date de chaque tâche récurrente.

Si vous souhaitez que votre tâche se répète pendant une semaine, vous devrez sélectionner l’option Hebdomadaire et marquer les jours. Si vous souhaitez que la tâche se répète tous les trimestres, définissez-la sur Mensuel et faites-la se répéter tous les trois mois. S’il s’agit d’une tâche que vous devrez accomplir deux fois par an, utilisez l’option Mensuel et choisissez de répéter dans six mois. Si vous souhaitez supprimer la tâche, sélectionnez « Jamais » dans la section de récurrence et la tâche cessera de se répéter.

Comment ajouter une nouvelle balise sur Asana

Des balises sont requises pour chaque projet ou problème actif sur Asana. Ils marquent les tâches, permettant à chacun de suivre ses progrès. Les deux principaux éléments de chaque balise sont le mot-clé et la couleur.

Un mot-clé peut vous aider à catégoriser toutes vos tâches et vous donner des termes de recherche que vous pouvez saisir chaque fois que vous avez besoin de trouver des tâches spécifiques. En ce qui concerne la couleur, cela peut fonctionner comme un élément de recherche visuelle. L’utilisation de balises est facile si votre équipe les a déjà créées. Cependant, lorsque vous devez repartir de zéro, les choses peuvent devenir un peu compliquées car vous devez construire un système complet.

Voici comment créer une balise :

• Ouvrez une tâche ou un projet.

• À côté de la balise existante, vous verrez un signe « + ».

• Entrez un nom pour la nouvelle balise.

• Cliquez dessus et en bas du menu déroulant, vous verrez « Créer une balise pour (nom de balise saisi) ».

Chaque fois que vous commencez à taper une nouvelle balise, vous remarquerez que vous obtiendrez tous les noms de balises similaires. De cette façon, vous n’aurez pas à passer beaucoup de temps à essayer d’en identifier un en particulier. Si vous créez une nouvelle balise et y trouvez une faute de frappe, vous pouvez rapidement la supprimer et en créer une corrigée. Voici comment vous pouvez supprimer une balise :

• Ouvrez votre problème sur Asana.

• Cliquez sur la balise que vous souhaitez supprimer.

• Dans le coin supérieur gauche de l’écran, cliquez sur l’icône de flèche à côté du nom de la balise.

• Cliquez sur Supprimer la balise.

Lorsque vous supprimez un tag, tous les abonnés du tag recevront un e-mail les informant de la suppression. Si vous avez supprimé une balise par erreur avec l’ID de balise, vous pouvez la restaurer en contactant l’équipe Asana. Dans le menu déroulant, vous pouvez également partager l’URL de la balise, la synchroniser avec votre calendrier et ajouter une couleur pour que tout le monde la remarque dès qu’ils ouvriront la tâche.

Comment ajouter des commentaires sur Asana

L’une des nouvelles fonctionnalités introduites par Asana est les commentaires. Ils peuvent fournir des informations supplémentaires sur le problème, permettant aux collaborateurs de poser des questions et de voir les réactions de chacun. De plus, ce moyen de communication permet à chacun d’obtenir une réponse instantanée.

Si vous souhaitez ajouter un commentaire, déplacez le curseur sur le champ de commentaire et saisissez-le. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur « Commentaire » et tout le monde pourra le voir.

Si vous écrivez votre commentaire et oubliez de le publier, il deviendra automatiquement un brouillon afin que vous puissiez l’utiliser une autre fois. Vous pouvez également utiliser la commande « Tab + C » pour commencer rapidement à taper votre commentaire.

Comment renommer une balise sur Asana

Lorsque vous utilisez plusieurs balises, tous les membres de l’équipe doivent être sur la même page lors de la dénomination. C’est pourquoi vous devrez peut-être renommer certains d’entre eux plusieurs fois jusqu’à ce que vous voyiez ce qui fonctionne le mieux pour votre équipe. Si, pour une raison quelconque, vous devez renommer la nouvelle balise, voici ce que vous devez faire :

• Ouvrez les asanas.

• Accédez à la tâche et cliquez sur l’icône d’étiquette.
• Cliquez sur la flèche à côté du nom du projet.

• Sélectionnez « Renommer la balise » dans le menu déroulant.

Essayez de ne pas créer de tags en double car chaque équipe a sa propre façon d’utiliser et de nommer les tags. Parfois, vous remarquerez que les balises ont des noms similaires mais utilisent des couleurs différentes, vous devez donc faire attention à ne pas renommer un titre parfaitement fonctionnel.

FAQ supplémentaires

Quelle est la meilleure façon d’utiliser les balises sur Asana ?

Il existe de nombreuses façons d’utiliser les balises sur Asana. L’un des meilleurs pour de nombreux utilisateurs est l’organisation du calendrier de travail. Vous pouvez donc utiliser des balises pour suivre chaque tâche tout au long de la semaine ou du mois. Et par les couleurs suivantes, vous pouvez voir ce qui se passe avec le projet. C’est un excellent moyen de travailler avec n’importe quel type de gestion de contenu et s’avérera utile lorsqu’il s’agit de projets comportant de nombreuses petites tâches.

Une autre excellente façon d’utiliser les balises sur Asana consiste à définir vos priorités et vos résultats. Sans une classification détaillée, toutes les tâches sembleront également importantes, et les plus importantes n’auront pas la priorité. À l’aide de balises, vous pouvez lier chaque tâche à son résultat clé afin que toute l’équipe sache ce qui est urgent et ce qui ne l’est pas.

Pour chaque équipe travaillant avec le backlog de produit, il doit y avoir un système dans lequel chaque rapport, demande ou tâche a une certaine balise de couleur. Sans cela, les projets peuvent rapidement devenir déroutants et prendre beaucoup de temps pour tout comprendre.

Les balises et les champs personnalisés sont-ils la même chose ?

Non, car ils sont utilisés à des fins différentes au sein d’un projet ou d’une tâche. Les balises servent à marquer les fonctionnalités et à les regrouper par importance ou par partie du projet.

Les champs personnalisés sont utilisés lorsque vous devez partager des données entre des personnes travaillant sur le même projet ou lorsque vous devez suivre des informations individuelles sur plusieurs projets.

Tag et tout !

Asana est une application de gestion des performances utile qui a développé plusieurs outils pour améliorer les performances des équipes. En utilisant des balises et des commentaires, vous pouvez vous assurer que tout le monde fait de son mieux pour faire de votre produit un succès pendant que vous gardez le contrôle. C’est là que les balises sont les plus utiles.

Maintenant que vous en savez plus sur le fonctionnement des balises et sur la façon de les ajouter à vos projets, vous pourrez utiliser Asana à son plein potentiel. Quelle est votre expérience avec les balises ? En avez-vous déjà créé un nouveau ?

Dites-nous en plus dans les commentaires ci-dessous.