Comment utiliser la fonction SOUS-TOTAL dans Microsoft Excel

Il est facile d’obtenir des sous-totaux pour des groupes d’éléments connexes dans Microsoft Excel. En fait, vous avez deux façons de procéder. Vous pouvez utiliser la fonction SOUS-TOTAL ou la fonction Sous-total, selon celle qui fonctionne le mieux. Nous allons vous montrer comment.

Qu’est-ce qu’un sous-total dans Excel ?

Comme déjà mentionné, SUBTOTAL dans Excel vous permet de regrouper les éléments identiques ou connexes dans une liste et d’utiliser une fonction pour calculer les valeurs. Par exemple, vous pouvez l’utiliser pour additionner les ventes par mois ou les notes moyennes des étudiants. Vous pouvez également ajouter un inventaire par produit ou calculer le nombre de factures dues la semaine prochaine.

En utilisant la fonction SOUS-TOTAL, en créant une formule ou en utilisant la fonction Sous-total, vous pouvez obtenir les calculs dont vous avez besoin en quelques étapes seulement.

Utiliser la fonction SOUS-TOTAL d’Excel

Vous pouvez créer une formule à l’aide de la fonction SOUS-TOTAL d’Excel avec la possibilité d’inclure ou d’exclure des lignes masquées.

La syntaxe de la formule SUBTOTAL(function_number, reference 1, reference 2,...)requiert les deux premiers arguments. Vous pouvez éventuellement utiliser des références de cellule supplémentaires ou des plages nommées pour le reste des arguments.

L’argument function_numbervous permet d’insérer l’une des 11 fonctions en utilisant le numéro correspondant. Les premiers 11 incluent des lignes masquées et les seconds 11 les excluent. Donc, entrez simplement le numéro de fonction que vous voulez et comment vous voulez gérer les lignes cachées.

À titre d’exemple de la fonction SOUS-TOTAL, nous additionnons le montant total des ventes dans la plage de cellules B2 à B4 à l’aide de cette formule :

=SUBTOTAL(9,B2:B4)

Dans l’exemple suivant, nous avons masqué les lignes 4 et 5. En utilisant cette première formule, nous pouvons obtenir notre somme en utilisant le nombre 9 comme premier argument pour inclure les données masquées.

=SUBTOTAL(9,B2:B6)

Nous allons maintenant exclure ces lignes masquées du total en utilisant le nombre 109 comme premier argument.

=SUBTOTAL(109,B2:B6)

Une fois que vous avez des sous-totaux, vous pouvez à nouveau utiliser la fonction SOUS-TOTAL pour le total général en bas. Vous pouvez également utiliser la fonction SOMME pour ajouter des sous-totaux.

Dans un autre exemple, nous utiliserons la fonction moyenne pour inclure les lignes masquées 3 et 4 dans cette formule :

=SUBTOTAL(1,C2:C6)

Et puis nous exclurons les lignes cachées avec cette formule :

=SUBTOTAL(101,C2:C6)

Remarques sur la fonction SOUS-TOTAL

Voici quelques éléments à garder à l’esprit lorsque vous utilisez la fonction SOUS-TOTAL dans Excel :

• La fonction fonctionne avec des colonnes ou des plages verticales, pas des lignes ou des plages horizontales.
• Si vous avez des sous-totaux imbriqués dans la zone d’argument de référence, Excel les ignore dans le résultat du sous-total.
• Lorsque vous utilisez un filtre, les données filtrées sont exclues du résultat du sous-total.

Utiliser la fonction de sous-total

Une autre façon d’utiliser la fonction SOUS-TOTAL dans Excel consiste à utiliser la fonction de sous-total. Ainsi, vous pouvez automatiquement ajouter des calculs et regrouper des éléments en même temps. Excel utilise la fonction SOUS-TOTAL pour le faire pour vous. Regardons quelques exemples.

En utilisant la fonction Sous-total pour nos ventes par mois, nous pouvons regrouper les données du mois et additionner chaque groupe avec le total général en bas.

Sélectionnez toutes les lignes que vous souhaitez grouper et sous-totaliser. Cliquez sur l’onglet Données et sélectionnez Sous-total dans le menu déroulant Structure.

Lorsque la fenêtre Sous-total s’ouvre, choisissez comment vous souhaitez ajouter des sous-totaux.

• À chaque modification : sélectionnez la colonne que vous souhaitez utiliser pour le regroupement. Ici, nous avons sélectionné un mois afin qu’un nouveau groupe soit créé lorsque le mois sur la feuille change.
• Utiliser la fonction : sélectionnez la fonction que vous souhaitez utiliser, telle que la somme, la moyenne, le minimum, le maximum ou une autre option. Pour notre exemple, nous avons choisi Somme.
• Ajouter un sous-total à : cochez la case dans laquelle vous souhaitez calculer le sous-total. Pour notre exemple, nous avons choisi Sales.

Cochez éventuellement les cases en bas pour les articles supplémentaires que vous aimez. Cliquez sur OK.

Vous verrez alors la mise à jour des données pour regrouper et sous-totaliser les lignes et créer un total général en bas. Utilisez les boutons plus, moins et numériques pour réduire ou développer des groupes afin de faciliter leur visualisation.

Comme autre exemple, nous utiliserons les notes des étudiants. Nous utiliserons les fonctions Sous-total et Groupe pour afficher la note moyenne de chaque élève. Voici le processus.

Sélectionnez les lignes, accédez à Données et sélectionnez Sous-total dans le menu déroulant Structure.

Dans le champ Sous-total, nous sélectionnerons Étudiant dans la liste déroulante des modifications et Moyenne dans la liste des fonctionnalités. Ensuite, nous cocherons la case pour l’évaluation. Cliquez sur OK.

Nous avons maintenant des lignes regroupées par étudiant avec la note moyenne pour chacun et la moyenne générale en bas. Encore une fois, vous pouvez utiliser les boutons sur la gauche pour réduire et développer des groupes.

Si vous choisissez de dissocier des lignes après avoir utilisé la fonction Sous-total, les lignes reviendront à la normale. Cependant, ceux qui contiennent la fonction SOUS-TOTAL utilisée par Excel vous sont laissés pour continuer à les utiliser ou simplement les supprimer si vous le souhaitez.

La fonction Sous-total peut devenir délicate si vous prévoyez d’utiliser plusieurs groupes. Cependant, ces exemples de base devraient vous aider à démarrer si vous êtes intéressé par cette fonctionnalité.

Il convient de noter que vous ne pouvez pas ajouter de sous-total à un tableau Excel à l’aide de cette fonction. Si vous avez des données dans un tableau, vous pouvez soit insérer une formule Excel pour SOUS-TOTAL comme décrit précédemment, soit convertir le tableau en une plage de cellules pour utiliser cette fonction. Si vous choisissez ce dernier, vous perdrez la fonctionnalité de la table.