Comment utiliser les modèles Microsoft Excel pour la planification d’événements

Microsoft Excel est souvent associé aux finances de l’entreprise, aux budgets familiaux et à d’autres données numériques. Mais Excel peut être un excellent outil pour planifier des événements tels que des mariages, des douches, des fêtes, etc. Continuez à lire pour en savoir plus sur les modèles que vous pouvez utiliser pour planifier votre prochain événement.

Du budget et de la liste d’invités à la musique, vous pouvez passer plus de temps à préparer et moins de temps à suivre tout. Si vous êtes un utilisateur d’Excel et que vous ouvrez l’application tous les jours, envisagez de l’utiliser pour votre prochaine activité.

Modèles de planification d’événements

Les événements les plus réussis commencent généralement par un plan. Avec les modèles de planification d’événements, vous pouvez suivre tout ce qui doit être fait. Et si d’autres personnes vous aident à organiser votre événement, vous pouvez répartir les tâches avec votre planificateur.

Planificateur d’événements et chronologie

Ce modèle de planificateur d’événements et de chronologie convient à presque tous les types d’événements. Il est suffisamment modulable pour être utilisé lors d’un séminaire d’entreprise ou d’une fête de famille.

Noter. Il s’agit d’un modèle Premium disponible gratuitement avec Microsoft 365. Si vous n’avez pas Microsoft 365, consultez ce modèle Event Planning Tracker .

Vous avez une feuille de planificateur d’événements où vous entrez l’ordre du jour, la liste de contrôle, les catégories d’événements et les contacts clés.

Utilisez les feuilles « Dépenses » et « Revenus » pour la partie financière de l’événement. Consultez ensuite le budget sur la page de résumé.

Planificateur de douche de bébé

Bien que ce planificateur de fête prénatale soit parfait pour planifier un événement pour future maman, il peut également être utilisé pour un enterrement de vie de jeune fille.

Il est livré avec une liste d’invités qui comprend RSVP et le nombre d’invités à chaque fête. Vous pouvez utiliser les sections Nourriture/Boisson, Décoration et Autres fournitures pour répertorier tout ce que vous devez acheter, avec un coût.

Jusqu’au jour de la douche inclus, utilisez une liste de choses à faire pour ce qui doit être fait et quand, avec des points pour les notes.

Qu’il s’agisse d’un bébé ou d’une mariée, gardez ce modèle à l’esprit lors de la planification de votre douche.

Un organisateur de soirée

Avant que les invités n’arrivent et que la danse ne commence, assurez-vous que votre fête est planifiée avec ce modèle de planificateur de fête.

Noter. Il s’agit d’un modèle premium disponible gratuitement avec Microsoft 365. Si vous n’avez pas Microsoft 365, consultez ce modèle Team Event Planner .

Le modèle comprend des feuilles de liste de tâches pour les tâches menant à la fête. Vous pouvez également utiliser des feuilles pour suivre vos dépenses en nourriture et en boissons, les invités que vous invitez et leurs réponses aux invitations, ainsi que les événements que vous planifiez.

Vous avez également un bel aperçu d’une feuille qui vous montre les progrès, le budget et le nombre d’invités.

Modèles de budget d’événement

Bien que les planificateurs d’événements puissent inclure des budgets, cela peut être le budget dont vous avez besoin. Avec ces modèles, vous pouvez planifier vos achats dans les moindres détails, respecter le calendrier et partager votre budget avec d’autres membres.

suivi du budget de mariage

S’il y a un événement qui nécessite un budget et un bon moyen d’en faire le suivi, c’est bien le mariage. Microsoft propose près de 10 budgets de mariage parmi lesquels choisir.

Ce modèle de suivi du budget de mariage est une excellente option. Cela vous donne une feuille de calcul pour ajouter les coûts estimés et réels pour cette journée spéciale. De la robe à la réception, vous pouvez facilement suivre tout cela.

Ensuite, examinez le tableau récapitulatif du budget pour voir dans quelle mesure vous respectez votre budget. Vous pouvez également ajouter des dons de la famille ou des amis ainsi que des fonds supplémentaires disponibles.

Budget de l’événement de collecte de fonds

Un autre événement qui nécessite un budget solide est la collecte de fonds. Vous pouvez vous assurer de respecter le budget de votre organisation grâce à ce modèle de budget d’événement de collecte de fonds .

Le modèle comprend plusieurs feuilles pour les dépenses, les revenus, les éléments de revenu, les éléments de dépense, les noms et l’aperçu. Ajoutez simplement les éléments, les coûts, les revenus et les dates.

Ensuite, rendez-vous sur la fiche d’aperçu de l’événement pour une vue d’ensemble de tout cela. Vous verrez votre objectif de collecte de fonds, le montant collecté et le montant dont vous avez encore besoin pour atteindre votre objectif.

Voyez ce qui a été collecté ou dépensé, par qui et quand. Utilisez des filtres dans les colonnes pour trier ou filtrer, et des curseurs pour voir des éléments spécifiques.

Ce modèle contient tout ce dont vous avez besoin pour une collecte de fonds d’une journée ou continue.

Modèles de liste d’invités d’événement

Si votre contribution à l’événement consiste à suivre la liste des invités ou les invitations, vous adorerez l’ensemble de modèles suivant.

liste d’invités de mariage

À l’aide de ce modèle de liste d’invités de mariage , vous pouvez répertorier les invités que vous prévoyez d’inviter et suivre tout du début à la fin.

Une fois que vous avez ajouté un invité, vous pouvez spécifier sa relation avec la mariée ou le marié et le nombre d’invités à leur fête.

Vous pouvez également suivre l’emplacement des clients et les sélections de nourriture à la réception.

Liste des dîners

Si vous organisez un dîner ou avez besoin d’un moyen de suivre les invités pour un autre type d’événement, essayez ce modèle de liste de dîner.

Malgré sa simplicité, il vous permet de garder une trace de la date, des invités et du menu. De plus, vous pouvez ajouter toutes les notes dont vous avez besoin. Vous pouvez facilement ajouter des feuilles pour différents menus ou aliments pour les personnes ayant des besoins spéciaux.

Conseils. Envisagez de lier les feuilles de menu au champ Menu pour chaque invité sur la feuille principale.

Lorsque vous organisez une fête gastronomique, sachez que certains invités peuvent avoir des restrictions alimentaires. Ce modèle vous aidera à suivre non seulement vos invités, mais également le menu dont ils auront besoin.

modèles de liste de mariage

Les listes de contrôle sont essentielles lorsqu’il s’agit de planifier un événement. Cela est particulièrement vrai pour les mariages, car chaque détail compte. Gardez à l’esprit que ces modèles peuvent également être utilisés pour d’autres événements. Modifiez simplement les modèles de listes de contrôle en fonction de votre cas.

liste de lecture de mariage

Lorsque la réception commence, assurez-vous que la musique que vous choisissez correspond à ce modèle de liste de lecture de mariage.

Incluez le numéro de la piste et de la chanson ainsi que les informations sur l’artiste et l’album afin qu’il n’y ait aucune question sur la chanson que vous vous attendez à entendre.

Vous pouvez également ajouter la durée et à quoi sert la chanson, que vous souhaitiez qu’elle soit jouée lors de la première danse ou de la coupe du gâteau.

planificateur de chroniques de mariage

Bien que ce modèle s’appelle Wedding Schedule Planner , il s’agit techniquement d’une liste de contrôle de tout ce qui doit être fait avant le jour de votre mariage.

Noter. Il s’agit d’un modèle premium disponible gratuitement avec Microsoft 365. Si vous n’avez pas Microsoft 365, consultez ce modèle de liste de contrôle de chronologie de mariage pour Microsoft Word .

Commencez un an avant votre journée spéciale et planifiez ce que vous devez faire 9 à 12 mois à l’avance. Terminez avec ce que vous devez faire le jour de votre mariage.

Suivez simplement la chronologie, ajoutez vos propres éléments si nécessaire et utilisez la colonne Terminé pour marquer les choses au fur et à mesure qu’elles sont terminées.

Assurez-vous d’avoir les outils dont vous avez besoin pour planifier et organiser un événement dont tout le monde se souviendra. Ces modèles de planification d’événements pour Excel vous aideront à faire exactement cela.