En plus des fonctionnalités de base comme un formulaire de réservation modifiable et des rappels par e-mail, vous pouvez ajouter plusieurs périodes par jour, choisir combien de temps à l’avance les gens peuvent réserver et inclure un tampon entre les rendez-vous.
Voyons comment configurer votre disponibilité et plus encore dans les horaires de réunion.
Modifier un calendrier de réunion existant
Si vous avez déjà configuré un programme de réunion que vous souhaitez modifier à l’aide des options ci-dessous, sélectionnez-le dans Google Agenda et cliquez sur l’icône en forme de crayon pour le modifier.
Vous pouvez également personnaliser ces paramètres si vous configurez votre premier calendrier de réunion ou un calendrier de réunion supplémentaire.
Disponibilité générale
Lorsque vous configurez un calendrier de réunion, vous choisissez les jours et les heures auxquels vous êtes ouvert pour les réunions. Ils sont ensuite affichés sur votre page de réservation où d’autres peuvent cliquer pour sélectionner des heures.
En fonction de votre entreprise ou de votre service, vous souhaiterez peut-être ajouter une autre période d’un jour ou deux. Par exemple, vous pouvez être disponible de 9h00 à 11h00 puis de 15h00 à 17h00 le même jour. En revanche, vous pouvez être totalement indisponible certains jours, comme le week-end.
Accédez à la section Disponibilité générale de la barre latérale du calendrier de rendez-vous réservable. Pour ajouter une période de temps pour la journée, cliquez sur le signe plus et entrez une période de temps. Vous pouvez ajouter plusieurs plages horaires pour le même jour.
Pour supprimer une période, cliquez sur le cercle barré. Vous pouvez le faire pour supprimer une période spécifique de la journée ou pour rendre la journée indisponible pour les rendez-vous.
Fenêtre de planification
La section Fenêtre de planification vous permet de limiter la plage horaire pour prendre un rendez-vous. Vous pouvez sélectionner « Disponible maintenant » ou entrer les dates de début et de fin pour tous les rendez-vous. Ce dernier est utile si vous ne souhaitez autoriser les réservations que pour une certaine période.
Vous pouvez ensuite définir le temps minimum qu’une personne peut réserver un rendez-vous à l’avance et le temps minimum avant un rendez-vous qu’une personne peut réserver. Cochez la case pour l’un ou les deux, puis entrez l’heure dans la liste déroulante, ou utilisez les flèches pour monter et descendre par petits incréments.
Disponibilité ajustée
Vous pouvez avoir un jour spécifique où vous autoriseriez normalement une réservation, mais choisissez de ne pas le faire. Par exemple, il peut s’agir d’un jour férié, d’un événement spécial ou d’un jour où vous n’êtes pas en ville. En même temps, vous pouvez avoir du temps supplémentaire pour la date spécifique que vous souhaitez ajouter.
Cliquez sur Modifier la disponibilité de la date et sélectionnez une date dans le calendrier contextuel. Entrez ensuite la plage horaire disponible pour cette date.
Si vous ne serez pas disponible toute la journée, cliquez sur le cercle avec une ligne barrée.
Paramètres de rendez-vous réservés
Vous avez peut-être besoin d’un peu de temps entre les rendez-vous ou vous ne pouvez organiser qu’un certain nombre de rendez-vous par jour. La section Paramètres de rendez-vous réservés vous permet d’ajouter ces types d’éléments, alors développez cette section.
Cochez la case pour ajouter un tampon entre les rendez-vous, puis entrez le nombre de minutes ou d’heures. Votre page de réservation est alors mise à jour pour refléter ce changement dans les horaires de rendez-vous disponibles.
Cochez la case suivante si vous souhaitez limiter le nombre de rendez-vous par jour, puis entrez un nombre.
Si vous décidez d’utiliser Google Agenda pour planifier des rendez-vous, gardez ces paramètres à l’esprit. Vous pourrez avoir l’horaire exact que vous souhaitez!
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