Comment créer une règle dans Microsoft Outlook

En utilisant des règles dans Microsoft Outlook, vous pouvez appliquer automatiquement des actions prédéfinies aux e-mails qui correspondent aux critères spécifiés dans votre compte. Cela permet d’éviter le filtrage manuel de vos e-mails et automatise le processus. Nous allons vous montrer deux manières différentes de créer des règles dans Outlook.

Façons de créer des règles dans Outlook

La première façon de créer une règle dans Outlook consiste à utiliser un message électronique existant comme base. Outlook essaie alors de trouver des messages similaires à celui que vous avez sélectionné et vous permet d’agir sur eux.

Une autre méthode consiste à créer une règle à partir d’un modèle. Dans cette méthode, vous sélectionnez soit un modèle pour créer la règle, soit vous créez une règle à partir d’un modèle vide. Cela vous donne plus de contrôle sur ce que vous voulez faire avec vos e-mails.

Créer une règle à l’aide d’un e-mail existant dans Outlook

Pour utiliser une adresse e-mail déjà présente dans votre compte de messagerie comme base d’une règle, lancez d’abord l’application Outlook sur votre ordinateur.

Lorsque Outlook s’ouvre, recherchez l’adresse e-mail que vous souhaitez utiliser comme base. Par exemple, nous voulons envoyer tous les e-mails de Zoom vers un dossier spécifique, nous trouvons donc un e-mail de Zoom. Cliquez ensuite avec le bouton droit sur cet e-mail et choisissez Règles > Nouvelle règle.

La fenêtre « Créer une règle » s’ouvrira. C’est là qu’Outlook pré-remplit certains champs de votre e-mail sélectionné pour vous faire gagner du temps. Pour utiliser ces champs, assurez-vous de cocher la case à côté de chaque champ.

Si vous souhaitez modifier le contenu des champs, faites-le.

Dans la même fenêtre, dans la section « Effectuer les actions suivantes », vous décidez quelle action appliquer aux e-mails que vous sélectionnez. Par exemple, si vous souhaitez déplacer automatiquement les e-mails similaires à celui que vous sélectionnez vers un dossier, activez l’option « Déplacer l’élément vers le dossier ». Cliquez ensuite sur « Sélectionner un dossier ».

Dans la fenêtre Règles et alertes, sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez déplacer vos e-mails. Sélectionnez ensuite « OK ».

De retour dans la fenêtre Créer une règle, cliquez sur OK pour créer et enregistrer la règle.

Conseils. Pour accéder à des options de configuration de règle supplémentaires, dans la fenêtre Nouvelle règle, cliquez sur le bouton Plus d’options.

Dans la fenêtre Succès qui s’ouvre, si vous souhaitez également appliquer la nouvelle règle aux e-mails existants, activez l’option « Exécuter cette règle maintenant pour les messages déjà dans le dossier actuel ». Sélectionnez ensuite « OK ».

C’est tout. Votre règle est maintenant créée et elle sera appliquée aux e-mails qui correspondent aux critères spécifiés.

Saviez-vous que vous pouvez utiliser une règle Outlook pour envoyer automatiquement des e-mails en Cci ?

Créer un rôle à l’aide d’un modèle dans Outlook

Outlook propose plusieurs modèles pour vous aider à créer des règles de base. Pour utiliser ces modèles, lancez d’abord Outlook sur votre ordinateur. Ensuite, dans le coin supérieur gauche d’Outlook, cliquez sur Fichier.

Dans la barre latérale gauche, cliquez sur « Informations ». Ensuite, dans le volet de droite, sélectionnez Gérer les règles et les alertes.

La fenêtre Règles et alertes s’ouvre. Ici, sous l’onglet Règles de messagerie, cliquez sur Nouvelle règle.

Vous verrez la fenêtre de l’assistant de règle proposant divers modèles à utiliser pour votre nouvelle règle. Sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser. Par exemple, sélectionnez « Déplacer les messages contenant des mots spécifiques dans la ligne d’objet vers le dossier » si vous souhaitez déplacer vos e-mails contenant un mot spécifique dans la ligne d’objet vers un dossier spécifique de votre compte de messagerie.

Nous utiliserons le modèle ci-dessus dans les prochaines étapes.

Une fois que vous avez sélectionné un modèle, cliquez sur « Suivant » en bas de la fenêtre.

Sur la page suivante, dans la section « Étape 2 », cliquez sur « Mots spécifiques ».

Vous verrez la fenêtre « Rechercher le texte ». Ici, cliquez sur le champ « Spécifier les mots ou expressions à rechercher dans le sujet » et entrez les mots ou expressions par lesquels vous souhaitez filtrer vos e-mails. Ajoutez ensuite ces mots à la liste en cliquant sur Ajouter.

Lorsque vous avez ajouté votre ou vos mots, cliquez sur le bouton OK.

Encore une fois, sous Étape 2, cliquez sur Spécifié.

Sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez déplacer les e-mails. Sélectionnez ensuite « OK ».

Vous êtes maintenant de retour dans la fenêtre de l’assistant de règles. Cliquez sur « Suivant » en bas ici. Sélectionnez ensuite « Suivant » et « Suivant ».

Sur l’écran Terminer la configuration de la règle, dans le champ Étape 1 : Spécifiez un nom pour cette règle, saisissez un nom pour votre règle. Cela peut être n’importe quel nom que vous choisissez, mais essayez d’être descriptif afin de pouvoir facilement reconnaître cette règle plus tard.

Dans la section « Étape 2 : Options de règle de personnalisation », pour utiliser le rôle pour tous vos e-mails existants en plus des nouveaux e-mails, activez l’option « Exécuter cette règle maintenant pour les messages déjà dans votre boîte de réception ».

Activez la règle en sélectionnant Activer cette règle. Cliquez ensuite sur « Terminé » en bas.

Dans la fenêtre Règles et alertes en bas, sélectionnez Appliquer, puis OK.

Astuce : À l’avenir, pour supprimer une règle, sélectionnez la règle dans la liste et sélectionnez Supprimer.

Votre règle a maintenant été créée et elle filtrera et agira sur les e-mails que vous sélectionnez. Prêt.

Saviez-vous que vous pouvez créer des règles côté serveur dans Outlook ? Ils sont différents de ceux que vous avez vus ci-dessus et vous pouvez les utiliser dans certains cas.