Trois astuces Excel pour vous simplifier la vie

Il existe deux types de personnes : ceux qui aiment Excel et ceux qui ne le connaissent pas encore bien. Désolé d’avoir commencé si simplement, mais j’ai vraiment pensé pendant longtemps que les feuilles de calcul étaient le type d’application le plus utile. Et non, ce n’est pas un argument contre tout le reste : traitements de texte, bases de données, programmes de montage audio et vidéo, gestionnaires de collections… La liste des types de programmes que je trouve sensationnels est très, très longue, mais si je devais m’en tenir à un seul (plus un navigateur Web, d’accord, je l’admets), je pense que le choix serait Excel.

Il y a quelques années, Satya Nadella, PDG de Microsoft, a déclaré qu’Excel était le meilleur produit Microsoft jamais réalisé, une déclaration assez audacieuse compte tenu de l’histoire de l’entreprise, mais aussi un signe assez clair de l’importance que Redmond accorde à la feuille de calcul, qui était capable de renverser Lotus 1-2-3, tout comme Word a vaincu WordPerfect (ce qui peut vous surprendre de savoir que Corel existe toujours et est vendu), donc la conversion de Microsoft Office est le cours principal (mais pas le seul) Exposant de bureau solutions d’automatisation.

Excel est une application qui offre d’innombrables options, mais en même temps, être convivial pour presque tous les types d’utilisateurs est une tâche qu’il gère généralement assez facilement. Cependant, il en résulte que de nombreuses fonctionnalités sont inconnues de nombreux utilisateurs qui recourent à des moyens alternatifs et moins pratiques pour obtenir des résultats finalement beaucoup plus accessibles.

Si vous êtes un pro d’Excel, il est probable que vous en connaissiez déjà certaines ou toutes, mais sinon, j’espère que vous trouverez parmi ces trois astuces Excel qui ne sont en réalité qu’une petite partie de la grande quantité de fonctionnalités dont il dispose. à offrir, c’est-à-dire celui qui, pour Satya Nadella et moi-même, est le meilleur produit Microsoft à ce jour.

Obtenir des tableaux à partir du Web

Une opération relativement courante lorsque l’on travaille avec Excel consiste à transférer des données d’une feuille de calcul publiée sur Internet vers un classeur. L’option la plus courante, si elle est petite, consiste à décrypter les valeurs manuellement. Cependant, une fois que sa taille augmente, la plus courante, que l’on voit généralement presque toujours, consiste à copier (Control + C) le tableau dans le site Web d’origine, puis à le coller dans Excel (Control + V), bien qu’à de nombreuses reprises le les données sont mal collées, certaines peuvent être perdues, etc., nécessitant un examen attentif et une édition manuelle ultérieure.

La bonne nouvelle est qu’Excel dispose en fait d’un outil pour importer des données depuis le Web, avec lequel vous pouvez effectuer ces opérations beaucoup plus facilement. Regardons cela avec un exemple :

Imaginez que vous ayez besoin d’un document Excel avec des tableaux des éléments du tableau périodique. Une recherche sur Internet vous mènera à Wikipédia, qui, comme vous vous en doutez, contient de telles informations (des tableaux regroupés par leur état naturel se trouvent au bas de l’article).

Eh bien, copiez l’URL de la page avec le tableau que vous souhaitez transférer vers Excel, puis accédez à l’application et une fois que vous arrivez au tableau cible, sélectionnez « Données » dans le menu du haut, puis cliquez sur « Depuis le Web » pour ouvrir un nouvelle boîte de dialogue la fenêtre intitulée « Depuis Internet ».

Dans le champ dans sa partie centrale, collez l’URL de la page source de données et cliquez sur le bouton « Accepter ». Ensuite, si c’est la première fois que vous obtenez des données de cette source, l’assistant vous demandera quel type d’accès vous souhaitez utiliser. Comme il s’agit d’un site Web public, vous pouvez le laisser en mode par défaut, anonyme et continuer. Excel commencera alors à analyser la page Web que vous avez sélectionnée et à la fin vous montrera une fenêtre comme celle-ci :

Comme vous pouvez le voir, tous les tableaux trouvés sur cette page sont affichés à gauche, et si vous en sélectionnez un, son aperçu sera affiché à droite :

Comme vous pouvez le voir, la liste des tables Web affiche un sélecteur dans lequel vous pouvez spécifier si vous souhaitez importer plusieurs tables. Si c’est le cas, vérifiez-le et vous pourrez ainsi choisir ce que vous voulez.

Si vous souhaitez apporter des modifications à la façon dont les données sont importées, cliquez sur le bouton Transformer les données pour ouvrir un éditeur dans lequel vous pouvez définir ces modifications. Mais si vous ne souhaitez pas appliquer les modifications, si vous souhaitez les transférer du Web vers Excel telles quelles, cliquez simplement sur le bouton « Télécharger » et le tour est joué ! avec un ensemble d’outils qui vous offriront plusieurs fonctions liées aux dits imports :

Corriger les colonnes ou les lignes

Excel vous permet de travailler avec des tables grandes, très grandes, monstrueusement grandes et inhumainement grandes. Et, en règle générale, tout tableau décent a des en-têtes dans la rangée supérieure et des entrées qui sont définies dans la première colonne et se développent dans les suivantes. Le problème est qu’en règle générale, la vue Excel ne suppose pas que la première ligne et la première colonne doivent toujours rester visibles. Et cela signifie dans de nombreux cas que nous faisons constamment défiler les tableaux vers la gauche et vers le haut pour nous assurer que nous modifions la bonne cellule. Mauvais.

Disons que vous travaillez avec une table comme celle-ci (ne vous inquiétez pas, les données affichées ne sont pas réelles, elles ont été générées de manière aléatoire dans GenerateData ):

Une fois que vous avez commencé à faire défiler les entrées du bas, les en-têtes indiquant le type de données affichées dans chaque colonne ne seront plus visibles. Et si vous faites défiler vers la droite, vous verrez plus de données pour chaque entrée, mais vous manquerez le nom qui vous permet de dire à quelle personne ces données correspondent :

Pour résoudre ce problème, vous n’aurez qu’à vous rendre dans le menu du haut à la section « Données » et, lorsque ses options seront affichées, cliquer sur « Freeze » pour afficher le menu.

Comme vous l’avez déjà compris, vous n’aurez qu’à sélectionner la deuxième ou la troisième entrée, selon ce que vous souhaitez afficher en permanence (vous ne pouvez choisir qu’une seule des deux), et ainsi vous pourrez naviguer dans la feuille sans perdre de vue des en-têtes ou des données de la première colonne.

Et que se passe-t-il si vous ne voulez pas choisir entre une ligne ou une colonne, mais que vous laissez toujours les deux visibles ? Ne vous inquiétez pas, il existe une solution. Au lieu d’utiliser la fonction de gel, vous verrez qu’il y a aussi « Split » dans le même champ de fonction. Cliquez dessus et à ce stade, vous verrez comment la vue de la feuille est divisée en quatre parties :

Ensuite, positionnez le pointeur de la souris directement sur la division des quatre quadrants afin qu’il ressemble à un curseur à quatre points, cliquez et faites glisser jusqu’à ce que la division ressemble à ceci :

Ensuite, cliquez sur l’une des cellules du quadrant central et vous pourrez parcourir toute la feuille sans perdre de vue la première ligne ou la première colonne du document.

Modifier les données d’axe

Parfois, lorsque nous commençons à concevoir un tableau dans Excel ou à ajouter des données, nous ne comprenons pas très bien son organisation, c’est-à-dire comment nous voulons l’organiser horizontalement et verticalement. Cela conduit au fait que si l’on ne tient pas compte de l’évolution que peut subir le document spécifié au fur et à mesure de sa croissance, alors à un certain moment on s’aperçoit qu’on se trompe. Regardons cela avec un exemple.

Imaginez que vous êtes le président de votre communauté (je suis désolé pour vous dans ce cas) et que vous créez un document pour suivre le paiement des résidents de la communauté. Au début, il vous semble qu’il est plus pratique de mettre les locaux d’habitation dans la première colonne et d’écrire les paiements (ou leur absence) dans la suivante. Le résultat final sera quelque chose comme ceci :

De ce point de vue, ça a l’air bien… le problème c’est qu’au fur et à mesure que le temps passe et que de nouveaux mois s’ajoutent, le résultat sera bien pire, non ?

Non, ne commencez pas à penser à copier les données sur une nouvelle feuille avec la bonne orientation, ce serait un processus assez laborieux et relativement facile de faire des erreurs. Ne vous inquiétez pas, Excel a une fonction spéciale pour transférer des données. Pour l’utiliser, sélectionnez toutes les données dont vous souhaitez modifier l’orientation et appuyez sur Ctrl + C pour les copier dans le presse-papiers de Windows.

Placez ensuite le pointeur de la souris à l’endroit où vous souhaitez les coller (dans le coin supérieur gauche de la plage de cellules pour cela) déjà avec une nouvelle orientation, faites un clic droit sur cette cellule, cliquez sur l’entrée « Coller spécial » de le menu contextuel et dans la fenêtre qui apparaît

Assurez-vous de vérifier l’entrée « Transpondeur » et cliquez sur « OK ». Ainsi, les données seront copiées automatiquement, déjà avec une nouvelle orientation :