Comment supprimer automatiquement les anciens e-mails dans Gmail

Le courrier électronique peut être une chose difficile à gérer. Dans un environnement de travail, il est impératif que vous gardiez une boîte de réception organisée afin de maintenir l’efficacité. Une boîte de réception encombrée peut s’avérer très pénible, surtout lorsque vous êtes obligé de parcourir des montagnes d’e-mails plus anciens dont vous n’avez peut-être plus besoin. À une certaine époque, ces anciens e-mails ont peut-être servi à quelque chose, mais se sont depuis transformés en obstacles supplémentaires lors de la recherche d’un e-mail spécifique. Une boîte de réception remplie de spam peut vraiment nuire à votre capacité à gérer votre bibliothèque de courrier électronique, et même s’il existe de nombreuses façons d’empêcher votre courrier électronique de figurer sur des listes de spam supplémentaires (nous vous recommandons d’envoyer votre courrier électronique de manière anonyme), vous devez toujours vider la boîte de réception . les anciens messages de spam qui se sont retrouvés dans votre boîte de réception en premier lieu.

Pour éviter beaucoup de temps, je ne recommanderais pas d’essayer de supprimer manuellement tous vos anciens e-mails. Au lieu de cela, grâce à l’aide de filtres, vous pourrez vous débarrasser de ces e-mails beaucoup plus rapidement. En créant un filtre, vous pouvez supprimer les anciens messages en fonction d’une période spécifiée. Le seul problème que je vois avec l’utilisation de filtres est qu’ils ne s’appliquent qu’aux messages nouvellement reçus. Vous pourrez appliquer des filtres à l’avenir pour garantir que le carambolage ne se reproduise pas une seconde fois, mais qu’en est-il des e-mails qui remplissent votre boîte de réception maintenant ?

Supprimer automatiquement les anciens e-mails dans Gmail

Il y a quelques éléments à examiner lorsqu’il s’agit de vous débarrasser des e-mails plus anciens et plus nécessaires qui affligent votre boîte de réception Gmail. Je vais expliquer comment configurer vos filtres, les appliquer pour une utilisation future et me débarrasser de tous les anciens e-mails actuels à l’aide du module complémentaire Gmail, Email Studio .

Configuration de vos filtres

Tout d’abord, configurons vos Filters .

Pour commencer:

1. Connectez-vous à votre compte Gmail avec les informations d’identification requises.
2. Localisez l’ icône Cog . Il s’agit du menu Paramètres Gmail et se trouve dans le coin supérieur droit de la fenêtre. Cliquez sur cette icône puis sélectionnez Paramètres dans le menu déroulant.
3. Cliquez sur l’ onglet Filtres , puis cliquez sur Créer un nouveau filtre .
4. Dans la zone de saisie A les mots , tapez ce qui suit – Old_than:x où « x » est la période des messages que vous souhaitez supprimer. Ce sera un chiffre suivi d’une lettre. Les lettres qui suivront concerneront la période. Vous devrez utiliser « d » pour les jours, « w » pour les semaines et « m » pour les mois. Un exemple serait old_than:3d si vous souhaitez supprimer les e-mails datant de plus de trois jours.
5. Ensuite, cliquez sur le bouton Créer un filtre avec ce bouton de recherche.
6. Remplissez les cases intitulées Supprimer et Appliquer également le filtre avec une coche en cliquant dessus.
7. Enfin, cliquez sur Créer un filtre pour voir tous vos anciens e-mails, en fonction de la date que vous venez de définir, passer de votre boîte de réception à votre corbeille.

Lorsque des messages sont supprimés dans Gmail, ils ne disparaissent pas instantanément. Au lieu de cela, vous pouvez les trouver dans votre dossier Corbeille. Cela signifie que ces e-mails seront toujours pris en compte dans votre capacité globale de données. Pour les débarrasser complètement, vous pouvez soit attendre que Gmail les supprime automatiquement après 30 jours, soit les supprimer tous vous-même maintenant. Pour effectuer cette dernière, cliquez sur le dossier Corbeille puis cliquez sur le lien Vider la corbeille maintenant .

Filtre pour suppression future (réapplication)

Le titre de cet article traite de la suppression automatique. Malheureusement, les filtres ne peuvent pas être déclenchés automatiquement. Vous devrez revenir en arrière et appliquer à nouveau le filtre à votre boîte de réception actuelle.

Pour réappliquer un filtre :

1. Revenez dans vos paramètres en cliquant sur l’ icône en forme de rouage en haut à droite de la fenêtre Gmail et en sélectionnant Paramètres dans la liste déroulante.
2. Cliquez sur l’ onglet Filtres .
3. Puisque vous avez déjà créé un filtre précédemment, vous pouvez maintenant cliquer sur Modifier , situé à côté de ce filtre. Si vous avez déjà créé plusieurs filtres, vous pouvez facilement trouver celui que vous désirez car les critères de chaque filtre seront affichés.
4. Cliquez sur Continuer dans la section qui apparaît avec vos critères de recherche. Ce sera un écran similaire à celui qui est apparu lors de la configuration du filtre d’origine.
5. Cochez à nouveau la case à côté de Appliquer également le filtre à .
6. Cette fois, pour activer le filtre, cliquez sur Mettre à jour le filtre . Tous vos anciens e-mails, définis pour la période spécifiée, seront désormais supprimés dans le dossier Corbeille .

Courriel Studio

Email Studio est livré avec une fonctionnalité astucieuse qui supprimera automatiquement tous vos anciens e-mails d’un expéditeur spécifié ou ceux situés dans un dossier spécifique. La fonction de purge automatique intégrée vous aidera à garder votre boîte aux lettres Gmail beaucoup plus organisée, ce qui vous permettra de créer un environnement de travail plus efficace.

Avec Email Studio, vous pouvez archiver et appliquer « Marquer comme lu » à tous les e-mails actuellement dans votre boîte de réception et qui y sont restés depuis plus de trois mois. Il vous permet également de supprimer automatiquement et définitivement tous les e-mails de vos dossiers Corbeille et Spam après deux jours. En prime, la purge automatique comprend une fonction de désabonnement aux e-mails qui peut vous aider à supprimer facilement votre adresse e-mail de l’une de ces embêtantes listes de diffusion de newsletter. Le module complémentaire est également capable de bien d’autres choses, mais je pense que celles déjà mentionnées mettent en évidence exactement ce dont nous avons besoin pour cet article.

Le package de base est gratuit, mais pour tirer le meilleur parti du produit, une version premium est proposée au prix annuel de 29 $. La mise à niveau vous permettra de créer plusieurs ensembles de règles de purge et comprend un planificateur de courrier électronique, un redirecteur et un répondeur automatique.

Configurer et activer la purge automatique dans Gmail

Évidemment, la première chose que vous devrez faire est de télécharger et d’installer le module complémentaire Email Studio . Une fois cela réalisé, vous pourrez voir l’icône Email Studio dans la barre latérale droite lorsque vous ouvrez l’un de vos e-mails Gmail.

Pour l’utiliser:

1. Ouvrez le module complémentaire Email Studio et connectez-vous à l’aide de votre compte Gmail.
2. Vous verrez une liste d’options. Parmi ces options, choisissez l’ outil Email Cleanup .
3. Ensuite, cliquez sur Ajouter une nouvelle règle afin de mettre en place une règle (un peu comme ce que vous avez fait avec les Filtres ).
4. La configuration d’une règle comporte deux parties : vous devrez spécifier une condition, puis une action. Pensez « cause et effet ». L’action se déclenchera une fois la condition spécifiée remplie.
5. Pour définir une condition, vous pourrez utiliser des paramètres de recherche avancés dans Gmail tels que newer_than ou has:attachment ou tasser_than . Utilisez-les pour vous aider à trouver la correspondance exacte avec les e-mails Gmail que vous souhaitez archiver , envoyer à la corbeille ou déplacer vers un autre dossier.
6. Une fois une règle créée, cliquez sur le bouton Enregistrer . Email Studio fonctionnera désormais en arrière-plan, effectuant une vérification d’exécution toutes les heures en effectuant l’action spécifiée lorsqu’un e-mail répond aux conditions qui lui sont associées. Vous n’aurez pas besoin de faire quoi que ce soit manuellement.